Um descuido em relação às notas pode significar um número menor de participantes e/ou uma multa da Receita Federal
Muitos organizadores de eventos têm dúvidas se devem emitir nota fiscal, não somente na compra de bens e serviços, mas também para os participantes. Esse é um assunto que merece atenção especial, pois pode render uma enorme dor de cabeça.
Prepare-se sempre para emitir as notas fiscais. Particularmente se o valor da inscrição no seu evento for um pouco alto, você poderá receber uma enxurrada de pedidos de interessados.
Os potenciais participantes podem querer uma nota fiscal para declarar no Imposto de Renda, pedir reembolso à empresa em que trabalham, repassar para a empresa que fez o pagamento etc.
Se você não puder atender bem a esses pedidos, perderá inscrições e ainda poderá receber uma multa do fisco.
DICA – Antecipe-se à demanda e coloque na seção de Perguntas Frequentes do site do evento informações sobre como será feita a entrega ou envio das notas, o prazo e qual o canal para tirar dúvidas a respeito.
Como emitir
O documento mais utilizado pelos organizadores de eventos é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Ela deve ser fornecida pela prefeitura da sua cidade, que é responsável pela tributação.
Como cada cidade e estado tem suas regras específicas (por exemplo, alguns exigem um certificado digital, outros não), é importante que você trabalhe em estreita parceria com seu contador.
Inicialmente, você terá que se cadastrar no site da prefeitura de sua cidade, se identificando como MEI (microempreendedor individual) ou PJ (pessoa jurídica).
Você deverá também fornecer um CNAE, que é a sigla para Classificação Nacional de Atividades Econômicas. Em geral, eventos científicos requerem o CNAE 8230-0/01 – Serviços de Organização de Feiras, congressos, exposições e festas. Em caso de dúvida, consulte o site do CONCLA – Comissão Nacional de Classificação, regido pelo IBGE.
A fim de automatizar o processo, você pode usar um emissor de NFS-e (como o eNotas), que cuida dos procedimentos no site da prefeitura e envia automaticamente as notas aos inscritos no seu evento.Você precisará também de uma plataforma de eventos que trabalhe coordenadamente com a ferramenta de emissão de notas.
Caso você precise de um certificado digital, deverá usar o tipo A1 se o seu processo de emissão estiver automatizado.
DICA – A Receita Federal exige que você armazene as notas fiscais emitidas por, no mínimo, cinco anos. Isso pode ser feito na forma digital.
