O seu evento terminou, agora é hora de respirar aliviado, colocar os pés para cima e gozar um merecido descanso, não é? Doce engano. Há uma série de medidas que precisam ser tomadas para identificar e corrigir falhas, manter o engajamento do seu público e já começar a preparar o próximo evento (se for o caso).
Vamos então a algumas dicas sobre passos fundamentais no pós-evento.
Emissão de certificados
Faça isso o mais rapidamente possível. Até antes de o evento começar você já encontrará participantes em potencial perguntando se haverá certificado. A existência ou não dele pode ser crucial para a inscrição. Isso porque o certificado serve para melhorar o currículo Lattes, para a obtenção de créditos escolares, para dar vantagem competitiva em concursos etc.
Quando o evento terminar, você receberá uma enxurrada de demandas sobre quando sairá o certificado. Quanto mais cedo ele for emitido, melhor para a imagem do seu encontro. Plataformas digitais oferecem facilidades nesse sentido. Saiba mais sobre a emissão de certificados aqui.
Análise do evento
Lembra-se de que, na fase do planejamento, você estabeleceu os objetivos do seu encontro? Pois agora é hora de avaliar se eles foram alcançados.
Faça uma lista de prós e contras, identifique o que deu errado e os motivos (para evitar uma repetição no futuro).
Reúna a sua equipe, valorize o que deu certo, aponte as falhas e discuta o processo com ela. Assim você aumentará o engajamento dessas pessoas com o evento, o que será útil nas próximas edições.
Não se esqueça de agradecer a todos os que contribuíram para a realização do evento (palestrantes, fornecedores, comissões organizadora e científica etc.).
Coleta de feedback
Esse processo auxiliará na análise do evento. É importante saber o que os envolvidos (palestrantes, participantes, expositores, patrocinadores, equipe técnica etc.) acharam.
Faça questionários simples e objetivos, tornando o processo de resposta fácil e rápido. Esteja aberto a críticas e sugestões (algumas delas poderão apontar para questões que passem despercebidas por você).
Um tipo de coleta de feedback é feito em tempo real (logo após uma palestra, por exemplo), para avaliar a reação imediata dos participantes em relação a um tópico específico. Outro, mais amplo, é realizado após o final do evento.
Balanço financeiro
Outro elemento importante para auxiliar na análise do evento. Pegue aquele orçamento que você preparou lá atrás, na fase de planejamento, e compare com os resultados finais.
Que despesas imprevistas surgiram? As inscrições renderam o esperado? Que reduções de gastos podem ser feitas num próximo evento?
Ter ciência desses detalhes vai ajudá-lo na elaboração de novos eventos.
Gestão de redes sociais
Você estaria errado se achasse que elas são úteis somente na preparação e durante o evento. É importante haver uma estratégia para o pós-evento, a fim de aumentar o engajamento do seu público e fazê-lo crescer.
Divulgue imagens do seu evento, trechos de palestras, depoimentos de participantes, enfim, um material que possa motivar aqueles que compareceram e atrair a atenção dos que não puderam ir.
Assim, você mantém o público participante engajado e capta a atenção de outros usuários, que ficam interessados em saber como e quando poderão participar de um próximo evento da sua instituição.
Programe a periodicidade de emissão de novas mensagens para manter o interesse aceso. Uma estratégia de e-mail marketing pode ser muito útil, assim como outras estratégias de marketing digital.
Não se esqueça também de atualizar o site do encontro. No pós-evento, você pode incluir nele os anais e vídeos de destaque. Algumas plataformas digitais oferecem uma caixa de captura de contatos que podem se transformar em novas inscrições nos próximos eventos.
Se você quiser contar com uma equipe especializada e empenhada em entender todos os detalhes do seu evento após a sua realização, incluindo a análise de métricas, clique aqui e agende uma reunião.
