Atraia patrocinadores para seu evento!

Ao organizar um evento acadêmico/científico, seja qual for o formato dele, você se depara com diversas despesas a serem feitas.

No caso de eventos presenciais, os gastos passam por aluguel de espaço, passagens, hospedagem, alimentação etc.

Se o seu congresso for só virtual, você escapa das despesas citadas acima, mas precisa investir em uma plataforma de eventos, na transmissão online e em Internet de qualidade.  

Em ambos os casos e também nos eventos híbridos, atual tendência do mercado, você não pode se esquecer também das despesas com marketing digital.

Se você conseguir uma parceria com empresas que assumam cotas de patrocínio/apoio, o sucesso do seu evento será facilitado. 

Para lograr êxito e chegar a boas parcerias, você precisa prestar atenção em várias coisas, que mencionaremos a seguir.

A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO

• É fundamental que você conheça todas as etapas do seu evento.
• Que tenha uma planilha financeira detalhada. 
• Que estabeleça objetivos, metas e um cronograma de ação.

Dominando essas questões, além de gerir melhor o evento, você poderá passar uma imagem de seriedade a eventuais parceiros. 

Se, pelo contrário, não souber responder a perguntas básicas postas por eles, perderá crédito. Criar uma imagem de confiabilidade e organização logo no primeiro contato ajuda muito a obter parcerias.

A PROSPECÇÃO DE PARCEIROS

• Faça uma lista de eventuais parceiros, colocando no topo dela aqueles com maior chance de aceitação. 
• Examine a afinidade deles com o tema do seu encontro (não adianta promover um evento sobre Saúde Alimentar e procurar fabricantes de refrigerantes). 
• Verifique se uma empresa já colaborou em edições anteriores do seu evento (um balanço de atividades será útil, nesse caso). 
• Pesquise os objetivos e as ações de cada empresa (no website delas, nas redes sociais, nos comentários de clientes). 

Isso facilita a elaboração de uma proposta e a determinação da forma de abordagem.

PREPARAÇÃO E APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS

• Elabore uma proposta detalhada, que deixe claras aos eventuais parceiros as vantagens de investir no seu evento.
• Lembre-se que você provavelmente está concorrendo com outras propostas. Então, passar segurança e clareza é fundamental.
• Ressalte a importância do seu evento, a relevância do tema para os participantes, o número estimado deles, o plano de divulgação da atividade e como a participação do eventual parceiro será benéfica tanto para ele – em retorno de marca, visibilidade e novos negócios – quanto para o evento em si. 
• Defina cotas de patrocínio e de apoio, especificando os benefícios de cada uma (falar durante o evento, montar um estande, distribuir produtos ao público etc.)
• Para discutir valores financeiros, você deve ter em mãos o orçamento do evento, a previsão de gastos da sua própria empresa/organização e o investimento necessário da parte de cada detentor de cota de patrocínio ou apoio.

Prepare uma minuta de contrato, a ser apresentada nas primeiras reuniões. Nela estarão listadas as responsabilidades de cada lado e as formas de transferência de recursos.

Não se esqueça de que é preciso cumprir todas as promessas feitas na fase de negociação.

Se quiser mais informações ou sugestões, clique abaixo para falar conosco.