Um pesadelo para os organizadores de um evento é estourar os limites orçamentários, terminando no vermelho. Isso pode dar problemas com entidades financiadoras, com o pagamento de equipes/serviços contratados e comprometer a qualidade do próprio evento.
A fim de evitar essa situação, aqui vão algumas dicas que podem garantir a saúde financeira da sua empreitada.
Planejamento financeiro
Faça uma planilha detalhada, inclua todos os custos previstos, não deixe nada de fora. Inclua a previsão de receitas. Assim você poderá determinar o valor dos ingressos (caso eles não sejam gratuitos, evidentemente).
Importância da Equipe
É fundamental que você tenha ao seu lado companheiros de trabalho competentes. Uma equipe experiente não desperdiçará recursos e o ajudará a tomar decisões sensatas. Se o time for composto por professores voluntários (no caso de eventos científicos), valorize aqueles que têm uma experiência anterior de organização de eventos.
Estratégias de venda de ingressos
Caso seu evento não seja gratuito, escolha uma plataforma de vendas online. Isso permitirá que você acompanhe as vendas em tempo real e reavalie constantemente a sua estratégia..
Você pode usar recursos como a pré-venda mais barata e lotes com preços diferenciados, para incentivar o público a comprar logo.
Caso haja um “encalhe” de ingressos, você pode fazer promoções (no estilo 2X1, por exemplo) ou adotar um sistema de combos.
Outras fontes
Você pode vender cotas de patrocínio ou apoio, com valores diferenciados, garantindo assim mais receitas para o seu evento.
Pode usar os vídeos “on demand” como bônus para quem pagar a inscrição. Esses vídeos, com conteúdo produzido ou apresentado no evento, podem ficar disponíveis para os participantes assistirem com calma, após o término da atividade, durante um determinado tempo.
Você também pode vender conversas com palestrantes, consultorias, reuniões one-on-ones, tudo via videoconferência. Isso permitirá aos participantes do seu evento tirar dúvidas, pedir material complementar etc. As conversas poderão ser individuais ou em grupo.
Outro benefício que serve como chamariz para as inscrições é o acesso a comunidades exclusivas (em redes sociais como Facebook,e Whatsapp). Nelas, os participantes do seu evento poderão se relacionar com colegas, com especialistas, fazer networking, solicitar material etc.
Caso você não veja problema ético nisso, há também a possibilidade de cobrança pela emissão do certificado de frequência ao seu evento. Essa prática tem se tornado mais e mais frequente no ambiente virtual.
Naturalmente, em qualquer compra de bens ou serviços, você deve fazer antes uma tomada de preços. Analise bem o que está incluído na proposta, não se deixe levar apenas pelo preço, avalie a qualidade do que está sendo oferecido e a reputação de quem está ofertando.
Se ainda restarem dúvidas sobre como aumentar a rentabilidade do seu evento, clique abaixo para agendar uma reunião conosco e obter mais informações.
