Um bom planejamento pode ser a chave para o sucesso de um evento. São tantas coisas para pensar, tantos prazos diferentes para cumprir, que ninguém deve confiar somente na memória.
O tempo que você gastar no planejamento e elaboração do cronograma inicial será amplamente compensado na fase de execução, pois você já terá garantido processos mais fáceis, rápidos e que requerem menos esforço.
Além do mais, se você pretende repetir o evento nos próximos anos, já terá um modelo pronto para ser seguido.
Passos necessários
Um primeiro passo é definir o objetivo do seu encontro. Por que você quer fazê-lo? Assim que conseguir responder a essa pergunta, você poderá definir o tema do evento, buscando algo que seja atraente para um bom número de pessoas.
O próximo passo é definir o público-alvo, a persona, do seu encontro. Você precisa conhecer a faixa etária dos participantes em potencial, os interesses deles, saber onde estão. Assim você poderá direcionar com eficiência as mensagens de divulgação, pensar em atrações adequadas a esse público….
Outro passo é determinar o tipo do evento. Confira aqui as diversas possibilidades.
Ao pensar na data, verifique se haverá outros eventos voltados para o seu público-alvo no mesmo dia ou em datas próximas. Você não quer que iniciativas de concorrentes “roubem” seus participantes, não é? Cheque também se haverá feriados que podem facilitar – ou atrapalhar – a participação de seu público.
É importante que você crie um cronograma, colocando nele ações a serem executadas antes, durante e depois do evento. Estabeleça prioridades e deixe tudo bem claro para a sua equipe.
Algumas plataformas digitais – como Doity e Sympla – oferecem gratuitamente modelos de planilhas para o planejamento – com cronograma – de um evento.
O orçamento deve estar bem detalhado, incluindo as projeções de arrecadação com a venda de ingressos.
A programação também deverá ser descrita de forma minuciosa. Os palestrantes deverão saber o tempo de cada palestra (para não se excederem), como serão respondidas as perguntas dos participantes etc. Os inscritos deverão ter acesso a todas as informações relevantes para que se movimentem com eficiência no evento. E a sua equipe deverá ter uma programação específica que estabeleça turnos, horários, tarefas etc.
Como você vê, há muito o que fazer quando se trata de planejamento. Mas um bom trabalho prévio diminui a chance de sobressaltos durante o evento.
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