Seja seu evento presencial, virtual ou híbrido, as plataformas digitais estão disponíveis para facilitar a gestão e/ou transmissão. Utilizá-las de forma apropriada torna seu evento simples de coordenar e atrativo para os participantes.
O importante é saber adequar as ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado, que se multiplicaram nos últimos anos, ao modelo que você escolheu para o seu evento.
Quando o digital começou a entrar na seara de eventos, eram utilizadas soluções apenas para venda de ingressos, recebimento de trabalhos e emissão de certificados. Plataformas como Sympla e Doity, aos poucos e de acordo com a necessidade, foram se ampliando e tornou-se premente saber operá-las.
A primazia do digital
A pandemia de Covid-19 mudou tudo. A necessidade de continuar debatendo, construindo e se desenvolvendo em tempos adversos fez com que os eventos se tornassem 100% virtuais.
As vantagens disso são evidentes, já que esta modalidade permite economia com custos de transporte, alimentação, limpeza, gráficas e aluguel de um espaço físico, utilizados num evento acadêmico presencial.
Eventos virtuais contam também com um número maior e mais plural de participantes. O necessário para participar, além do ingresso, é apenas o acesso a um dispositivo conectado à Internet. Isso permite que todo o conteúdo do evento seja assistido simultaneamente ao redor do mundo.
Para que o encontro seja completamente virtual, você precisa vender ingressos; credenciar os participantes; receber resumos de trabalhos e apresentações em PDF e/ou vídeos e avaliá-los; transmitir as palestras e conferências; emitir certificados e ainda fazer as medições e avaliações do evento.
Nos eventos 100% digitais são necessárias, portanto, não somente plataformas para gestão de ingressos e certificados, como a Doity e a Even3, como também para a transmissão, como Zoom, StreamYard, Google Meet etc.
A chegada do híbrido
O ambiente virtual trouxe avanços irreversíveis, e hoje já não é mais possível pensarmos em eventos sem soluções tecnológicas. Por outro lado, estamos também ansiosos pelos encontros presenciais. Surgem, então, os eventos híbridos, e as possibilidades de participação se ampliam.
Confira os tipos de evento híbrido que sua instituição pode utilizar:
Conexão com participantes remotos
Nesta modalidade, a conexão é realizada com participantes remotos, ainda que o evento possa contar também com uma audiência presencial – e todos com as mesmas possibilidades de interação. Os participantes que estão conectados remotamente também podem se comunicar com o palestrante, tirar dúvidas e utilizar o networking.
Conexão com palestrantes remotos
Um evento presencial pode contar com um ou mais palestrantes remotos. Eles precisarão apenas de um software de videoconferência para tal. Isso aumenta a possibilidade de você contar com palestrantes de toda parte do mundo em seu evento e também reduzir custos com transporte e acomodação dos mesmos. O importante é que esses palestrantes remotos assegurem uma conexão de Internet de boa qualidade.
Multi Hub Meeting
É uma modalidade de evento mais complexa, pois trata-se de conectar várias salas remotas em localidades diferentes a uma sala central onde irá ocorrer transmissão ao vivo. Nesta modalidade, é importante que você se certifique de que todas as salas possuem ou não conexão entre si, de acordo com o resultado que o organizador tem em mente. Devido a esses detalhes, é fundamental uma infraestrutura robusta e um cuidado maior com a logística, já que estamos conectando vários eventos presenciais a um mesmo ponto, com modalidades de interação que podem ser diferentes entre si.
Se você tem dúvidas sobre a escolha da modalidade do seu evento e se quer ter mais segurança na hora de optar pelas várias soluções tecnológicas disponíveis, agende uma reunião conosco. Somos operadores de diferentes tecnologias e temos expertise em organização, comunicação e transmissão de eventos acadêmicos e científicos.
