Por onde eu começo? Espero ter a programação completa para fazer o hotsite? Quando devo iniciar a divulgação? Estas e outras perguntas são comuns se você quer organizar um congresso, um simpósio ou seminário, mas ainda não tem experiência.
Seja qual for o tipo do seu evento, há etapas importantes que não podem ser puladas, sob o risco de você tropeçar e ter muita dor de cabeça.
Portanto, dispor de tempo para essa jornada ajuda muito. Um evento organizado com meses de antecedência tem tudo para dar certo, desde que você não se esqueça da palavra mágica: planejamento.
Ele é o primeiro de alguns passos que vamos listar aqui para orientá-lo/a na estruturação de um evento de sucesso.
Planejamento
Nessa etapa é definida uma série de detalhes que farão toda a diferença em seu evento. Entre as definições a serem feitas estão:
- datas (do evento, dos lotes de inscrição, da submissão de resumos, revisão e avaliação dos trabalhos, do envio de vídeos-pôsteres, deadline para confirmação de palestrantes etc.)
- formato (virtual, presencial ou híbrido)
- local
- equipe organizadora
- fornecedores (estrutura física, logística, plataformas, soluções digitais etc)
Sem um planejamento, você terá muito estresse e as chances de um resultado indesejado aumentam vertiginosamente. Estabeleça um cronograma com as datas-chave e saiba com quem você poderá contar, de fato, na organização do evento. Monte sua equipe e faça um levantamento dos fornecedores necessários para pedir os devidos orçamentos.
Não deixe que o preço seja o único determinante de suas escolhas. Pesquise sobre a credibilidade dos fornecedores e considere o que está embutido nas diferentes propostas que lhe são apresentadas.
Um centro de convenções em um hotel, por exemplo, pode ser mais barato que o de outro, mas o local é de difícil acesso e o espaço é insuficiente para o número de participantes. Um barato que sairia caro, não é? Portanto, antes de escolher seus fornecedores, tenha em conta todos os parâmetros no processo de decisão.
Além da Comissão Organizadora, nomeie também os integrantes da Comissão Científica, que serão responsáveis pela definição das regras de submissão e pela avaliação dos trabalhos.
Todas as pessoas envolvidas no evento podem ajudá-lo, seja na divulgação, no fechamento de parcerias ou na busca por patrocínio. Desse modo, na hora de escolhê-las, considere a disponibilidade e o engajamento delas, porque isso fará diferença.
Planilha financeira
Feitos os devidos levantamentos de preço, é hora de pensar no planejamento financeiro. Uma planilha vai ajudá-lo/a muito nessa etapa. A Internet disponibiliza vários modelos, escolha o que melhor lhe convier.
Defina o valor de que disporá para o evento, incluindo o total estimado da venda de ingressos.
Considere os custos estimados e anote as respectivas datas de pagamento dos fornecedores. Faça as reservas e contratações de serviço com antecedência. E não se esqueça de reservar um determinado montante para gastos imprevistos.
Se necessário, busque patrocínios. Mas, antes, você deverá ter sua programação estruturada.
Programação
É a alma do evento e deve ser pensada com cuidado para atrair o maior número possível de participantes.
Quais são os interesses e as necessidades do seu público? No seu nicho de mercado, que temas têm despertado mais a atenção? Respostas a estas questões podem auxiliá-lo/a na definição das atividades.
De um modo geral, os temas são definidos antes e os palestrantes convidados posteriormente. Mas nem sempre. O organizador, por exemplo, quer uma pessoa de renome para fazer uma conferência e pode deixar que ela mesma escolha o assunto a ser abordado, obviamente relacionado à temática do evento.
Para que você consiga fechar logo a programação, convide os palestrantes e conferencistas com antecedência. É estratégico você ter tempo para eventuais substituições e para desenvolver suas ações de marketing.
Hotsite e divulgação
Um item imprescindível para o seu evento é um hotsite, onde você vai reunir todas as informações relevantes, como tema, data, objetivos, programação e ainda oferecer aos interessados a possibilidade de fazer a inscrição ali mesmo, com poucos cliques.
É importante, então, que você defina o seu branding, conjunto de atividades destinadas à gestão da marca, como a escolha das cores, o design, as formas da comunicação visual, a linguagem que melhor se comunique com o seu público.
O hotsite deve refletir esse universo comunicacional, assim como os conteúdos a serem divulgados nas redes sociais.
O hotsite serve também para ancorar o marketing do evento e as propostas de patrocínio.
O ideal é você contar com uma equipe especializada para planejar e desenvolver ações de marketing mais segmentadas e efetivas para o seu evento.
Não basta apenas postar nas redes sociais. Há que saber elegê-las, escolher os melhores horários, impulsionar, tudo isso dentro de um cronograma com estratégias necessárias para atingir o seu público-alvo.
Não podemos deixar de citar aqui também a poderosa arma do e-mail marketing.
Se quiser se aprofundar nestes temas, leia nossos posts sobre marketing digital para eventos e experiência do participante.
Parcerias e Patrocínio
Planejamento e orçamento organizados, fornecedores escolhidos, programação definida, é hora de pensar na elaboração de propostas para parcerias e patrocínios.
Além dos recursos que virão com a venda de ingressos, alguns organizadores dispõem de verbas de fomento para a realização do evento. Mas, em tempos de crise, essas receitas ficam cada vez mais escassas. Há aqueles que só contam com o dinheiro das inscrições e outros nem com isso, porque querem oferecer um evento gratuito.
Mãos à obra, então! Liste seus potenciais patrocinadores e apresente a eles uma proposta completa, em que constem os objetivos, estrutura do evento, público-alvo, nomes de destaque, histórico (se houver edições anteriores), estratégias de marketing…
É comum oferecer propostas diferentes para diferentes empresas. Também é praxe oferecer cotas de patrocínio (categorias diamante, ouro, prata, bronze, por exemplo). Isso aumenta as possibilidades de captação.
Leia mais sobre o assunto neste post.
Inscrições
Estipule valores acessíveis de ingressos e adote ferramentas que facilitem o processo de inscrição e de pagamento.
Intensifique o marketing pouco antes das mudanças dos lotes, oferecendo preços mais baixos para quem se inscrever mais cedo. E fique de olho no gráfico de inscrições!
Note se houve picos e quedas significativas e procure entender o porquê, ajustando as estratégias de divulgação. Se necessário, estenda o período de inscrições, faça promoções extras, reforce o marketing.
Outra dica importante é manter um canal de contato com os inscritos para responder a questionamentos e dissipar quaisquer dúvidas.
Trabalhos acadêmicos/científicos
Gerenciar o processo que envolve a submissão, avaliação, resultados e apresentação de trabalhos em eventos acadêmicos/científicos é uma tarefa minuciosa, que exige muito cuidado das comissões organizadora e científica.
Muitas pessoas inscrevem-se em eventos com o objetivo de expor os seus trabalhos. Cuide, portanto, para que esse processo seja confiável e tenha critérios claros.
Após o evento, você pode fazer a publicação dos anais, coletânea das produções científicas aprovadas no encontro.
Existem sistemas hoje que fazem toda a submissão de resumos e a publicação dos anais de forma automatizada.
Saiba mais sobre isso nos artigos sobre anais de eventos e submissão de resumos.
Credenciamento
Organização é a palavra-chave aqui. Se o seu evento é presencial ou híbrido, sugerimos que esteja pronto para receber os participantes antes do horário divulgado, antecipando a recepção dos inscritos e palestrantes. Evite a formação de filas e tumultos no momento do credenciamento.
Uma boa ideia é automatizar o processo, fazendo uso de sistemas que permitem a impressão das etiquetas com os nomes e dados dos participantes, palestrantes e organizadores.
Se o seu evento é online, tenha sempre um SAC para atender a eventuais demandas de inscritos que não conseguem acessar a transmissão por causa, por exemplo, de um e-mail digitado incorretamente.
Transmissão
Nos eventos online também é recomendável que os palestrantes estejam conectados meia-hora antes do horário de suas apresentações, assim como os organizadores. Os responsáveis pela transmissão terão tempo, assim, de testar o compartilhamento de tela, os microfones, corrigir a iluminação e outros detalhes.
Nesse momento, o essencial é que todos tenham uma boa conexão de Internet. Saiba como você mesmo pode testar a velocidade do seu provedor e veja as dicas para ter uma conexão melhor.
Aqui na Sintagmas, a fim de buscar uma melhor qualidade nas transmissões ao vivo, temos por prática oferecer treinamentos aos palestrantes na semana anterior ao evento. É uma forma de eles se familiarizarem com a(s) plataforma(s) que será(ão) utilizada(s), tirarem dúvidas e conhecerem todo o processo da transmissão.
Os treinamentos são um diferencial significativo nos eventos virtuais. Aqueles que participam dos treinos se sentem muito mais confiantes e seguros na hora das apresentações.
Certificados
As caixas de e-mails dos organizadores de um evento costumam ficar lotadas de mensagens em caso de demora na emissão dos certificados. Afinal, eles valorizam o currículo e podem até servir como critério de desempate num processo de seleção.
Recomendamos, então, que você informe a todos os participantes de seu evento o prazo para o envio dos certificados, que podem ser de vários tipos – para ouvintes, palestrantes, autores de trabalhos, autores premiados, avaliadores, organizadores e outros.
Os certificados podem ser impressos ou emitidos digitalmente. Há plataformas disponíveis que contabilizam, inclusive, a carga horária, que pode ser lançada no certificado.
Pesquisa de satisfação e relatórios
Obter o feedback dos participantes sobre o seu evento é imprescindível para que você possa melhorar os próximos encontros. Os organizadores colhem muitos insights com a pesquisa de satisfação. Não deixe de fazê-la.
Outro item importante para você mensurar e avaliar os resultados do seu evento são os relatórios com números e informações sobre a participação, trabalhos apresentados, engajamento, custos e receitas etc.
Na avaliação da equipe da Sintagmas, trabalhar com dados concretos e métricas reais é uma das chaves para melhoria contínua na gestão de eventos.
Se você quer organizar um evento, seja ele virtual, presencial ou híbrido, conte conosco! Clique no botão abaixo para fazer um agendamento.
