Ao começar a planejar um evento, seja ele presencial, híbrido ou 100% digital, você se depara com a dúvida: diante de tantas plataformas de eventos disponíveis, qual delas devo escolher?
Plataformas de eventos disponíveis no mercado vieram para auxiliar quem planeja e promove eventos. Diferentes das que fazem apenas a transmissão, como Zoom e Google Meet, as plataformas de eventos facilitam a divulgação, inscrição, transmissão e até mesmo a distribuição de pesquisas de satisfação no pós-evento. Há também plataformas que contam com um recebimento próprio de resumos/artigos.
A modelagem do formulário de inscrição e todo o processo de recebimento, avaliação, correção e aceite acontecem dentro da plataforma.
Se quiser entender melhor como acontecem essas avaliações, clique aqui.
Escolher a plataforma que melhor atende às necessidades do seu evento passa por, primeiro, entender melhor o evento em si e suas particularidades.
Você conhece bem o seu público? Sabe se ele é composto mais por homens ou mulheres, qual seu nível acadêmico e até mesmo o que ele espera do seu evento?
As respostas a essas questões são facilmente obtíveis quando se utiliza uma plataforma de eventos. Basta configurar um formulário de inscrição que inclua essas informações.
Elenque o que você espera da plataforma. Pode ser que você queira apenas vender ingressos online ou somente utilizar a área de submissão de resumos ou fazer uso unicamente da área de transmissão online segura (transmissão apenas para inscritos no evento).
Para que você compreenda melhor as necessidades de seu evento e as facilidades oferecidas hoje pelas plataformas, vamos elencar algumas ferramentas/serviços disponíveis:
DIVULGAÇÃO E PERSONALIZAÇÃO
Na divulgação do seu evento e na criação da sua marca, as plataformas podem ajudá-lo nos pontos elencados abaixo.
- Criação de um hotsite do seu evento, a partir de layouts simples já disponibilizados nos sistemas delas. No hotsite você pode inserir toda a programação do evento e logotipos da sua instituição e também de patrocinadores, mostrando autoridade e, ao mesmo tempo, reforçando a sua identidade visual. Você pode também, através do hotsite, tirar dúvidas do público e reforçar os objetivos do evento. Entenda mais lendo esse artigo sobre o assunto.
- Inscrições feitas a partir do hotsite do evento. Isso facilita a conversão de participantes que se interessarem pelo evento ao visitar o site. Além disso, as plataformas liberam a criação do seu próprio formulário de inscrição, com campos que a comissão organizadora julgue necessários.
- Mala direta para os inscritos. A maioria das plataformas disponibiliza esse serviço, facilitando a utilização de estratégias de e-mail marketing.
- Emissão de certificados para categorias diferentes. Se você planeja emitir certificados para participantes, palestrantes, patrocinadores e outras categorias, tudo fica mais simples com o uso de uma plataforma de eventos. A coleta de dados na hora da configuração na plataforma faz com que todos os certificados sejam gerados automaticamente, com poucos cliques.
TRANSMISSÃO E FEEDBACK
Se você quer apenas transmitir o seu evento e/ou receber relatórios e feedback dos participantes, veja a seguir os benefícios que as plataformas podem oferecer.
- Transmissão segura apenas para inscritos. Utilizando apenas o Zoom, Google Meet ou até mesmo o YouTube, credenciar quem pode assistir às suas transmissões pode ser muito trabalhoso. Ao promover o evento dentro de uma plataforma, o sistema será o responsável por credenciar ou não aqueles que tentarem acessar a sua transmissão.
- Criação de um app personalizado. Caso você esteja promovendo um evento de grandes proporções, com uma programação extensa, o desenvolvimento de um app oficial pode auxiliar os seus participantes e trazer um maior engajamento. Esse serviço é oferecido por grande parte das plataformas de eventos.
- Feedback. Seu evento acabou e agora você quer saber a opinião dos participantes sobre ele e suas expectativas para os próximos. Esse trabalho também é facilitado pelas plataformas, que já têm o cadastro de todos os inscritos.
A Sintagmas trabalha com diversas plataformas e conhece as particularidades de cada uma. Nossa equipe está à sua disposição para ajudá-lo/a escolher aquela que melhor atende às suas necessidades e mais se encaixa no seu orçamento. Entre em contato conosco.
