Programação interessante, palestrantes renomados, patrocínio, mas um número de participantes bem abaixo da expectativa. Isso já aconteceu com você?
Se sua resposta foi afirmativa, vamos buscar as razões para esse resultado. E se nunca aconteceu, vamos dar várias dicas neste post para que você não passe por uma experiência assim. Afinal, organizar um evento requer muito trabalho e dedicação e um resultado pífio é desalentador.
Uma tarefa que parece simples, mas é muito estratégica é a escolha da data. Evite marcar o seu evento em datas comemorativas e religiosas e, se houver convidados internacionais, verifique também se há festividades no exterior.
Pesquise ainda se há eventos que possam concorrer com o seu para evitar proximidade das datas ou até mesmo sobreposição. Considere os dias da semana mais convenientes para o seu público.
Além disso, abra as inscrições com bastante antecedência para que você tenha tempo de fazer uma boa divulgação. E aí tocamos em um ponto fundamental para o sucesso do seu evento: o marketing.
Definindo a persona
Quando bem feita, além de trazer o interesse dos participantes, a divulgação aumenta o engajamento do público, já que foi capaz de estreitar os laços de identificação com o participante.
Para isso, entretanto, é necessário passar por uma fase-chave: o conhecimento do seu público. Se você não conhece quem está tentando atrair para o seu evento, tudo fica mais difícil.
A definição do público do seu evento está diretamente ligada às suas personas, que nada mais são que um tipo de representação fictícia dos seus clientes/consumidores ideais.
Mas não pense que é simplesmente imaginar o seu cliente ideal. A persona é descoberta com base em dados qualitativos e quantitativos de pesquisas de mercado ou de concorrentes e também de perfis de clientes já existentes.
Isso significa reunir um conjunto de informações para que o conceito de persona esteja bem definido e embase as decisões de marketing. Qual o perfil de quem se interessa pelo seu evento, o que gosta de fazer ou não, onde trabalha?
A partir dessas informações é muito mais fácil elaborar um plano de divulgação do seu evento, relacionando-se sempre com a sua persona.
Outra questão importante é saber onde encontrar o seu público. Dê maior importância aos lugares em que ele esteja presente, às mídias sociais que visita e nunca se esqueça de fazer uso do e-mail marketing. Veja no nosso blog um post exclusivo sobre isso.
Atenção à identidade visual e linguagem
Quando traçamos o perfil da persona, é mais fácil também imaginar os elementos gráficos e as cores que se comunicam melhor com o público que nos interessa.
Os recursos gráficos facilitam muito a assimilação de informações e impulsionam a estratégia de comunicação, na medida em que as informações são apresentadas de forma clara e acessível, adaptadas às necessidades do seu público.
De nada adianta simplesmente jogar informações em uma peça gráfica de marketing sem pensar antes em sua composição. Por isso é tão importante a participação de um designer gráfico na equipe de divulgação.
Uma composição bem feita deve levar em conta a quantidade de fontes diferentes em uma peça, as cores, a visibilidade dos logotipos do evento, do organizador e dos patrocinadores, assim como as informações básicas – data, local do evento, link para inscrições.
Outro aspecto importante é definir o estilo de linguagem a ser adotado nas peças de marketing. Assim como você não deve usar formalidades com um adolescente, também não deve adotar uma linguagem coloquial para se comunicar com um público mais velho e/ou exigente. Falar a língua do seu público é extremamente importante para aumentar o engajamento e tornar mais eficaz a divulgação do evento.
Adote o marketing de conteúdo nas suas estratégias
Uma boa prática para a divulgação do seu evento é inserir no seu plano estratégias de marketing de conteúdo, focadas na criação e distribuição de conteúdo relevante, como artigos, e-books e informações interessantes.
Essa é uma forma de engajar seu público-alvo e fazer crescer a sua rede de clientes, porque o seu conteúdo é atrativo para ele e gera valor.
Antes de anunciar o seu congresso ou seminário, você pode, por exemplo, escrever artigos e fazer posts sobre assuntos que serão abordados durante o evento, divulgar aspectos interessantes de uma pesquisa, levantar polêmicas, gerar discussões etc.
O marketing de conteúdo não faz promoção direta do evento, não é focado em vender. A venda do ingresso é apenas uma consequência desse processo.
Consulte especialistas para que você colha todas as vantagens do marketing de conteúdo, como um bom ranqueamento nas buscas do Google.
Parcerias ajudam na divulgação
Estabelecer parcerias com empresas ou instituições que tenham ligações com o seu público-alvo e com o seu evento é outra tática que pode ajudar na divulgação.
Você vai organizar, por exemplo, um evento na área de Educação. Uma parceria óbvia é com universidades, onde você pode promover sorteios, ou ainda com uma grande livraria, que pode dar descontos especiais para o seu público. Outra possibilidade é fazer publicações sobre o seu evento nas redes dos seus parceiros.
Em contrapartida, você pode oferecer aos parceiros espaço dentro do seu evento, divulgando o logo deles, vídeos, ou abrindo um estande de divulgação de serviços ou produtos. É uma relação ganha x ganha.
Parcerias dão inúmeras possibilidades de ações conjuntas, assim como também aumentam a autoridade e o reconhecimento do seu evento. Se forem bem feitas, elas podem perdurar por outros eventos e até mesmo fomentar o surgimento de novas ideias.
As dicas acima são chaves para uma divulgação de sucesso, mas não param por aqui.
Leia mais sobre as estratégias de marketing digital para eventos em nosso blog e entre em contato com a nossa equipe. Será um prazer ajudar a organizar o seu evento.
