Concentre e automatize todo o processo em um só lugar.
Gerenciar a submissão de resumos em eventos acadêmicos e científicos não é uma tarefa fácil. Por isso, na maioria dos casos, além da comissão organizadora do evento é criada uma comissão científica responsável pela avaliação dos trabalhos, mesmo que se faça uso de uma plataforma digital.
É claro que a automação do processo de submissão de resumos facilitou o trabalho dos avaliadores, mas é necessário ainda muito cuidado para organizar tudo.
Esse processo, quando bem planejado e executado, pode contribuir para ampliar o alcance da divulgação e conquistar mais adesão e engajamento ao evento.
Lembre-se de que a submissão de resumos funciona como um atrativo. Portanto, não hesite em usá-la também como estratégia no seu marketing digital.
Sendo seu evento online, presencial ou híbrido, você precisará definir o período para a submissão de resumos e divulgar as regras, determinando o formato e os critérios a serem seguidos – número máximo de palavras, palavras-chave, estrutura (título, introdução, objetivo, metodologia, resultados, conclusão) etc.
Essas informações variam conforme o evento. Caso necessite, clique no link abaixo para consultar as regras da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) para trabalhos acadêmicos/científicos. LINK
Se a submissão de resumos for realizada sem a ajuda de uma plataforma com recursos próprios para o processo, os participantes devem ser informados sobre a forma de envio dos trabalhos para avaliação, que pode ser por e-mail, Google Docs ou Typeform, por exemplo.
O mais prático, sem dúvidas, é deixar de lado o amontoado de planilhas e utilizar uma plataforma de gestão de eventos, onde você concentra todo o processo em um só lugar e de forma automática.
Passo a passo para a submissão de resumos em uma plataforma
- Defina um cronograma.
- Cadastre os avaliadores no sistema.
- Indique as áreas temáticas às quais os trabalhos serão vinculados.
- Configure o formulário de envio. Um formulário bem configurado facilita o envio e traz mais informações sobre o público. Dependendo da plataforma que você utilizar, os artigos/resumos podem ser recebidos em vários formatos (.docx, .pdf, .txt). Nessa área também é possível selecionar quem será o apresentador do trabalho no evento. Preste atenção aos detalhes do seu formulário, uma vez que os dados nele inseridos podem ser utilizados ao final do evento, durante a configuração dos certificados.
- Configure a distribuição dos trabalhos entre os avaliadores cadastrados. Dependendo da plataforma e também da estrutura do seu evento, você pode dividir os trabalhos por ordem de chegada, por área temática ou outras soluções que a plataforma ofereça. Após essa configuração inicial, os trabalhos são enviados automaticamente para os avaliadores.
- De acordo com os critérios estipulados, os avaliadores atribuem nota ao trabalho, fazem comentários e definem se o resumo foi aceito integralmente, com ressalvas ou se não foi aceito. Eles também podem definir se o trabalho será ou não apresentado durante o evento.
- De forma similar ao momento da distribuição dos trabalhos entre os avaliadores, o próprio sistema faz a comunicação com os autores, enviando as cartas de aceite ou as solicitações de revisão.
- Os autores que tiveram trabalhos aceitos com restrições fazem as devidas correções em seus artigos e os reenviam aos avaliadores. A não correção implica ter o trabalho recusado.
- Vários eventos acadêmicos/científicos optam pela apresentação dos resumos aceitos. Se esta for também a sua preferência, faça uma grade bem estruturada das apresentações para não haver sobreposição de horários.
- Por último, os organizadores podem optar pela publicação dos anais, que ficam disponíveis para consulta, estimulando a produção acadêmica/científica dos participantes e contribuindo para toda a sociedade.
Você deve ter percebido agora que ter todo o processo automatizado – do recebimento dos trabalhos à publicação nos anais – é mesmo a melhor forma de evitar burocracias, reduzir eventuais falhas e ganhar mais tempo para se dedicar a outros aspectos importantes do seu evento.
Se quiser tirar dúvidas a respeito das plataformas que oferecem a automação do processo de submissão e avaliação de resumos, faça contato conosco.
