Ter uma noção clara das diferentes fases, dos caminhos a serem percorridos, facilita a realização de um evento de sucesso. Você poderá garantir economia de tempo e dinheiro e aumentar a satisfação do seu público.
Então, venha conosco e acompanhe um roteiro simplificado para a produção de um evento. Os detalhes de cada etapa poderão ser checados nos textos indicados.
Pré-evento
Planejamento – É uma fase crucial, que pode poupar dores de cabeça posteriores. Nela você definirá datas, formato do evento, local, comissão organizadora, comissão científica (no caso de eventos acadêmicos), equipe de apoio (em encontros presenciais), fornecedores etc.
Você deverá escolher uma plataforma digital para o seu evento. E estabelecer um cronograma, a fim de acompanhar com segurança o desenvolvimento das tarefas.
Já que você vai receber dados dos participantes do seu evento, é importante estar atento ao que diz a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que cuida da coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento desse tipo de informação.
Orçamento – É fundamental que você tenha uma previsão bem clara de entrada e saída de recursos relacionados ao evento. Imprevistos surgirão, mas o básico tem que estar bem quantificado, para evitar surpresas desagradáveis no final. Uma planilha financeira ajuda muito nesse trabalho. Há formas de tornar o encontro mais rentável, é preciso calcular o preço dos ingressos e é preciso atentar para a importância de se emitir notas fiscais.
Uma forma de se cobrir parte ou todos os custos é conseguir parcerias e patrocínios. Isso pode ajudar também na divulgação do evento.
Programação – É parte vital do encontro e deverá ser pensada com cuidado e antecedência (por exemplo, para garantir que eventuais palestrantes tenham a agenda livre nas datas que você deseja).
Hotsite e divulgação – Uma boa divulgação exige um trabalho em diversas áreas, como caracterização do público-alvo, determinação da identidade visual e da linguagem a serem adotadas, busca de parcerias.
Existem diversas estratégias de marketing digital que podem tornar seu evento mais conhecido. Uma delas é o e-mail marketing.
Um hotsite é uma peça estratégica não somente para a divulgação. Ele distribuirá e receberá informações durante e após o evento. E centralizará diversos processos (inscrições, informações de logística, submissão de trabalhos etc.), economizando tempo e dinheiro.
Você pode também lançar mão de influenciadores digitais para divulgar o seu evento.
Inscrições – Existem estratégias específicas para atrair público e aumentar o número de inscrições no seu evento. Confira aqui.
Trabalhos acadêmicos e científicos – Quando estamos lidando com um evento acadêmico, é preciso pensar em diversas coisas relativas aos trabalhos científicos que serão apresentados: processos de submissão, composição de uma Comissão Científica, critérios de avaliação, divulgação dos resultados, eventuais premiações… Também é bom deixar disponíveis os critérios da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) para a elaboração de trabalhos científicos.
Durante o evento
Recepção e credenciamento – Se o seu evento é presencial ou híbrido, dê atenção especial à recepção, pois ela deixará a primeira impressão do encontro nos participantes.
O credenciamento costuma ser trabalhoso e pode ser fonte de problemas. Mas existem maneiras de simplificá-lo.
Transmissão – Com relação à transmissão de um evento virtual ou híbrido, você terá de escolher as ferramentas mais adequadas. É bom você ter noções de direitos de imagens, para não ser surpreendido com um processo por uso indevido. Também é interessante ver dicas de como melhorar a conexão. Por fim, é conveniente saber a importância de um treinamento prévio para palestrantes.
Pós-evento
O trabalho não termina quando o evento acaba. Ainda há muito o que fazer para avaliar o que ficou para trás e garantir o sucesso do que ainda está por vir (no caso de eventos futuros).
Certificados – eles costumam gerar muita ansiedade no público, porque servem para melhorar um currículo, para serem transformados em créditos escolares, para contar como diferencial em concursos… Garanta que eles sejam expedidos com rapidez e deixe claros os procedimentos para que eles cheguem até os destinatários (palestrantes, autores de trabalhos, participantes do evento etc.).
Anais digitais – No caso de um evento científico, é interessante você disponibilizar o material produzido no próprio hotsite do encontro. Afinal de contas, o principal objetivo de um encontro científico é difundir conhecimento, não é mesmo?
Pesquisa de satisfação e relatórios – Para melhorar os próximos eventos, é fundamental que você colha as opiniões dos participantes do encontro que acaba de terminar. Existem maneiras de medir o sucesso das várias medidas de marketing. E todos os dados objetivos (número de participantes, de trabalhos apresentados, custos, receitas etc.) devem constar de relatórios, que subsidiarão trabalhos futuros.
